Начиная с 1 сентября 2026 года участники рынка грузоперевозок обязаны перейти на использование электронных перевозочных документов, включая электронный путевой лист (ЭПЛ).
Данные изменения являются частью масштабной цифровой трансформации логистической отрасли и перехода на электронный документооборот через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Кто должен подписывать электронный путевой лист? Можно ли использовать один документ для нескольких автомобилей и разрешено ли редактировать ЭПЛ после закрытия? В этом материале собрали ответы на самые распространенные вопросы бизнеса.
Что вы узнаете из статьи
- кому необходим электронный путевой лист;
- зачем бизнесу переходить на электронный формат заранее;
- кто подписывает электронный путевой лист;
- как организована работа с ЭПЛ;
- можно ли оформлять путевой лист на длительный срок;
- допускается ли использование одного ЭПЛ для нескольких автомобилей;
- можно ли редактировать закрытый документ;
- разрешено ли закрывать путевой лист позже даты рейса;
- как работать с талонами заказчиков;
- нужно ли вести журнал учета путевых листов.
Кому необходим электронный путевой лист
Путевой лист относится к обязательным первичным учетным документам и оформляется на каждую смену, поездку или рейс транспортного средства. Электронный путевой лист обязаны использовать организации и ИП, применяющие автомобили в коммерческой деятельности — для перевозки пассажиров, грузов или выполнения служебных задач.
Требование действует независимо от того, принадлежит транспорт компании, используется по договору аренды или находится в лизинге.
Без путевого листа перевозчику нельзя выходить в рейс
Нужен ли путевой лист ИП без сотрудников
Да. Если индивидуальный предприниматель использует автомобиль для бизнеса, путевой лист оформлять необходимо даже при отсутствии сотрудников. В такой ситуации ИП самостоятельно выполняет функции диспетчера, механика и водителя, а также проставляет необходимые отметки и подписи.
Путевые листы можно не оформлять в следующих случаях:
- автомобиль зарегистрирован на ИП или организацию, но используется только для личных поездок;
- компания использует личный автомобиль сотрудника или руководителя без оформления аренды.
Однако если сотруднику компенсируются расходы на использование транспорта и заключается договор аренды, оформление путевого листа становится обязательным.
Нужен ли путевой лист ИП без сотрудников
Да. Если индивидуальный предприниматель использует автомобиль для бизнеса, путевой лист оформлять необходимо даже при отсутствии сотрудников. В такой ситуации ИП самостоятельно выполняет функции диспетчера, механика и водителя, а также проставляет необходимые отметки и подписи.
Путевые листы можно не оформлять в следующих случаях:
- автомобиль зарегистрирован на ИП или организацию, но используется только для личных поездок;
- компания использует личный автомобиль сотрудника или руководителя без оформления аренды.
Однако если сотруднику компенсируются расходы на использование транспорта и заключается договор аренды, оформление путевого листа становится обязательным.
Если используете автомобиль в личных целях, путевой лист формировать не обязательно
Кто оформляет путевой лист при аренде автомобиля
Если транспорт арендуется вместе с водителем, обязанность по оформлению путевого листа лежит на арендодателе.
При аренде автомобиля без экипажа путевой лист оформляет арендатор, который использует транспорт в своей деятельности.
____________________________________________________________________________________________
Когда электронные путевые листы станут обязательными
На сегодняшний день единая дата полного перехода на ЭПЛ для всех перевозчиков официально не установлена. Однако государство постепенно расширяет перечень перевозок, где электронный формат становится обязательным.
С 1 сентября 2026 года электронные путевые листы станут обязательными при перевозке пива, сидра, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции в случаях, когда вместо ТТН используется УПД.
____________________________________________________________________________________________
Почему стоит перейти на ЭПЛ заранее
Несмотря на то что бумажные путевые листы пока еще разрешены, бизнесу выгоднее заранее подготовиться к цифровому формату. С 1 сентября 2026 года государство переводит транспортную отрасль на обязательный электронный документооборот: ЭТрН, электронные заказы-заявки и экспедиторские документы.
Переход на ЭПЛ позволяет:
- сократить затраты на бумагу, печать и хранение документов;
- снизить риск потери или повреждения бумажных путевых листов;
- ускорить обработку документов внутри компании;
- автоматизировать передачу данных в учетные системы;
- упростить контроль перевозок и сотрудников;
- хранить документы в электронном архиве с быстрым поиском.
___________________________________________________________________________________________
Кто подписывает электронный путевой лист
В оформлении ЭПЛ могут участвовать:
- диспетчер;
- медицинский работник;
- механик;
- сотрудник, отвечающий за выпуск и прием автомобиля.
Один сотрудник может совмещать сразу несколько ролей.
При этом водитель выполняет рейс, но сам электронный путевой лист не подписывает.
Для подписания используются:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
- усиленная неквалифицированная подпись через Госключ (УНЭП ГК).
___________________________________________________________________________________________
Требования к сотрудникам, подписывающим ЭПЛ
Диспетчер
Роль диспетчера может выполнять любой сотрудник компании. Для подписания используются УКЭП или УНЭП ГК.
Медицинский работник
Предрейсовые и послерейсовые осмотры может проводить как сторонняя медицинская организация, так и штатный специалист компании. Если медосмотр выполняет внутренний сотрудник, у организации должна быть лицензия.
Для подписания используется УКЭП.
Механик
Подписывать ЭПЛ вправе только штатный сотрудник компании. Технический осмотр должен проводить специалист с квалификацией контролера технического состояния транспорта.
Даже если диагностика выполняется в стороннем сервисе, подпись в путевом листе обязан поставить внутренний механик организации.
Для подписания используются УКЭП или УНЭП ГК.
Сотрудник, выпускающий и принимающий автомобиль
Эту функцию может выполнять любой сотрудник компании, но чаще всего обязанности возлагаются на механика.
___________________________________________________________________________________________
Как работать с электронным путевым листом
Работа с ЭПЛ включает несколько последовательных этапов.
Этап 1. Создание документа
Диспетчер оформляет путевой лист в учетной системе и указывает:
- срок действия документа;
- данные водителя;
- информацию о транспорте;
- вид перевозки;
- ответственных сотрудников.
После заполнения документ подписывается электронной подписью и становится доступен остальным участникам процесса.
Этап 2. Медицинский осмотр
Перед рейсом водитель проходит медосмотр:
- у штатного врача;
- в сторонней клинике;
- через телемедицину.
Врач допускает или не допускает водителя к рейсу электронной подписью.
Этап 3. Технический осмотр автомобиля
Механик проверяет техническое состояние транспорта и подписывает ЭПЛ.
Даже при осмотре в стороннем сервисе подпись должен поставить внутренний сотрудник компании.
Этап 4. Выпуск транспорта на линию
Ответственный сотрудник фиксирует показания одометра и подтверждает выпуск автомобиля на рейс.
Этап 5. Передача данных в ГИС ЭПД
Информация о путевом листе автоматически отправляется в ГИС ЭПД, где формируется QR-код для проверки сотрудниками ДПС.
При необходимости инспектор может проверить сведения по номеру автомобиля или водительскому удостоверению.
Этап 6. Закрытие путевого листа
После завершения поездки ответственный сотрудник вносит итоговые показания одометра и закрывает документ электронной подписью.
После этого ЭПЛ автоматически отправляется в архив.
Этап 7. Послерейсовый медосмотр
Этот этап обязателен для перевозок пассажиров и опасных грузов.
После медосмотра врач подписывает документ, и путевой лист окончательно закрывается.
____________________________________________________________________________________________
Можно ли оформить ЭПЛ на месяц
Да. Закон разрешает оформлять путевой лист не только на смену или сутки, но и на более длительный период — например, неделю или месяц.
При оформлении необходимо указать дату начала и окончания действия документа.
____________________________________________________________________________________________
Можно ли использовать один ЭПЛ для нескольких автомобилей
Нет. На каждое транспортное средство оформляется отдельный путевой лист.
____________________________________________________________________________________________
Можно ли изменить закрытый ЭПЛ
Нет. После закрытия и подписания документ редактировать нельзя.
____________________________________________________________________________________________
Можно ли закрыть путевой лист позже
Да, технически система это допускает. Однако контролирующие органы могут запросить объяснение причины задержки.
Например:
- проблемы с интернетом;
- завершение рейса ночью;
- технические сбои в системе.
____________________________________________________________________________________________
Можно ли использовать талоны заказчиков
Нет. Формат ЭПЛ не предусматривает заполнение талонов заказчиков.
Для подтверждения выполненных работ можно использовать акты оказанных услуг или другие учетные документы в ЭДО.
____________________________________________________________________________________________
Нужно ли вести журнал учета путевых листов
Нет, обязательного требования по ведению отдельного журнала сейчас нет.
Однако многие компании продолжают использовать его для внутреннего контроля и отчетности.
Итоги: почему бизнесу стоит перейти на ЭПЛ заранее
Электронные путевые листы постепенно становятся обязательной частью транспортного документооборота. Уже сейчас государство активно переводит перевозки в цифровой формат, а требования к электронным документам с каждым годом становятся жестче.
Компании, которые начнут работать с ЭПЛ заранее, смогут избежать спешки при переходе, снизить количество ошибок, сократить нагрузку на сотрудников и быстрее адаптироваться к новым требованиям законодательства.
Кроме соответствия требованиям государства, ЭПЛ помогают автоматизировать процессы, упростить контроль транспорта и сделать работу с документами значительно удобнее.
Нужна помощь с переходом на ЭПЛ?
Наши специалисты помогут подобрать решение под ваш бизнес, подключить электронные подписи, настроить работу с ГИС ЭПД и внедрить электронные путевые листы под ключ — быстро, без лишней нагрузки на сотрудников и с учетом действующих требований законодательства.
☎️ +7 (8652) 990-001
🌐 Наш сайт
📍 ул. Ленина, 262 / ул. Доваторцев, 30Б
